как работать с большим объемом информации

Стремительное развитие информационных технологий диктует новые тенденции: в современном мире самым ценным ресурсом стала информация. Количество источников, генерирующих информацию, постоянно увеличивается – это и социальные сети, и веб-сайты, и мобильные устройства, и даже различные устройства с датчиками. Объём данных, поступающих в наше информационное поле, растёт постоянно и лавинообразно. Сегодня это животрепещущая проблема практически во всех сферах профессиональной деятельности.

Какие подводные камни встречаются при работе с обширными потоками информации:

- Клиповое мышление— беглый просмотр большого количества источников делает восприятие поверхностным, усваиваются отдельные куски информации, которые перегружают память случайными и абсолютно бесполезными сведениями.
- Захламление – поступающая информация неструктурирована и хранится разрозненно, на разных типах носителей, не создавая целостной картины. Кроме того, неизбежны потери нужной информации.
- Невозможность оперативно принимать управленческие решения
- Информационная перегрузка вызывает негативные физиологические реакции

Поэтому неотъемлемым качеством эффективного руководителя является умение продуктивно обрабатывать значительные объёмы информации. Это умение также относится к тем навыкам, которые можно в себе развить. Нужно разработать свою систему работы с информацией, отобрав те методы, которые вам подходят – всё зависит от личных предпочтений.

Для начала можно разбить процесс обработки на несколько последовательных этапов, на каждом из которых применяются свои методы:

  1. Поиск информации– для того, чтобы оптимизировать этот этап, прежде всего необходимо отделить нужную информацию от ненужной или информационного шума. Здесь поможет простой вопрос – где я смогу на практике применить эти сведения. Также важно критически оценивать информацию с точки зрения достоверности (обращаться к первоисточникам, сопоставлять их друг с другом), и новизны (источники должны быть актуальными).
  2. Обработка— чтобы добраться до сути, необходимо переработать внушительный объём материала. В этом могут помочь, например, навыки скорочтения – т.е. быстрое и качественное прочтение материала.
  3. Анализ– преобразование в нужный вид, что подразумевает, например, составление отчётов, аналитических материалов, создание графиков.
  4. Использование– правильно собранная, обработанная и проанализированная информация облегчает процесс принятия управленческих решений.
  5. Хранение– использование специальных программных продуктов, оптимизирующих хранение, например, внедрение баз данных. Здесь, в свою очередь, важен выбор правильных инструментов, которые позволят упростить задачу и не будут требовать слишком много усилий для освоения новых функций. Если внимательнее изучить тему, вполне вероятно, что нужные функции имеются в уже знакомых программах. Так, Excel можно использовать в качестве базы данных. Очень существенный момент – дублирование важных документов во избежание физической потери данных. Здесь действует следующее правило – один оригинал плюс две копии, которые хранятся как на материальных носителях, так и в облачных сервисах.

Сознательно развивая в себе навык работы с большими объёмами информации, человек не только не теряет квалификацию в условиях постоянно происходящих изменений, но и способен повышать свой профессиональный уровень. Благодаря грамотно организованной работе с данными высвобождается время для решения других задач, оптимизируются бизнес процессы.

%d такие блоггеры, как: